وبلاگ

۲-۴-۱- ده استرتژی مدیریت زمان

۱-بفهمید وقتتان را چگونه می گذرانید: داشتن یک جدول زمانی، راهی مفید برای تعیین چگونگی استفاده شما از زمان است. به مدت یک یا دو هفته آنچه را در فاصله های زمانی ۱۵ دقیقه ای انجام می دهید، ثبت کنید. نتایج را بررسی کنید. ببینید آیا هرچه نیاز بوده است را انجام داده اید، تعیین کنید چه کارهایی به بیشترین زمان نیاز دارند، تعیین کنید در چه ساعتی از روز بیشترین انرژی را داریدو بیشترین زمانتان را به چه چیزی اختصاص داده اید: شغلتان، خانواده، کارهای شخصی، تفریح و غیره. شناسایی کارهایی که بیشترین زمان شما را می گیرند و تعیین این که آیا شما زمانتان را روی مهمترین فعالیت ها سرمایه گذاری می کنید یا نه، به شما کمک می‌کند تا روش عملکرد خود را تعیین کنید. به علاوه داشتن درکی منطقی از مقدار زمان مورد نیاز برای انجام کارهای روزانه معمول می‌تواند به شما کمک کند که در برنامه ریزی و تخمین مقدار زمانی که برای فعالیت های دیگر در اختیار دارد، واقع بین تر باشید.

۲- کارهایتان را اولویت بندی کنید: مدیریت کارآمد زمان به تمایزی بین آنچه “مهم” است و آنچه “فوری” است، نیاز دارد(مک کنزی ۱۹۹۰). متخصصان بر این باورند که مهمترین کارها معمولا فوری ترین کارها نیستند. با این حال، ما معمولا اجازه می‌دهیم کارهای فوری تسلط امور را در دست بگیرند. کاوی و مریل(۱۹۹۴).فعالیت های مار به چهار بخش در ماتریس مدیریت زمان خود دسته بندی می‌کنند : فوری، غیر فوری، مهم و غیرمهم. کاوی و همکارانش بیان می‌کنند که در حین حال که فعالیت هایی را که هم فوری اند و هم مهم، باید انجام داد، اما باید زمان کمتری را روی فعالیت هایی بگذاریم که مهم نیستند(بدون توجه به فوریت آن ها)تازمان بیشتری داشته باشیم تا روی فعالیت هایی تمرکز کنیم که فوری نیستند اما مهم اند. تمرکز روی این فعالیت های مهم به شما اجازه می‌دهد تا کنترل بیشتری روی زمانتان به دست آورید و احتمالا تعداد کارهای مهمی را که فوری می‌شوند کاهش دهید.یکی از ساده ترین راه ها برای اولویت بندی کارها، فراهم کردن یک لیست از “کارها” است. این که یک لیست روزانه، هفتگی یا ماهیانه نیاز دارید به سبک زندگی شما بستگی دارد.فقط مراقب باشید که این لیست از کنترل شما خارج نشود و چندین لیست در یک زمان درست نکنید. موارد داخل لیست را به ترتیب اولویت (هم مهم و هم فوری) رده بندی کنید. شاید مایل باشید که این موارد را در ‌دسته‌هایی مثل مهم، تقریبا مهم و کمی مهم دسته بندی کنید، آن ها را شماره گذاری کنید یا از یک سیستم کدگذاری رنگی استفاده کنید.به یاد داشته باشید که هدف شما این نیست که بیشترین موارد را مشخص کنید، بلکه می خواهید مواردی دارای اولویت را مشخص کنید(مک کنزی ۱۹۹۰). داشتن یک لیست اولویت بندی شده از کارها به شما این امکان را می‌دهد تا به فعالیت هایی که ممکن است جالب باشند یا یک احساس پیشرفت در شما ایجاد کنند اما با اولویت های اصلی شما سازگاری ندارند، “نه” بگویند.

۳- از یک ابزار برنامه ریزی استفاده کنید: متخصصان مدیریت زمان پیشنهاد می‌کنند از یک ابزار برنامه ریزی شخصی برای بهبود بهره وری تان استفاده کنید.مثال هایی از ابزارهای برنامه ریزی مشخصی عبارت اند از تقویم الکترونیک، دفترچه یادداشت های جیبی، تقویم ها، برنامه های کامپیوتری، جدول های دیواری، کارت های فهرست بندی شده و دفترچه یادداشت ها. نوشتن کارهایتان، برنامه های زمانی و یادآورها می‌توانند ذهن شما را برای تمرکزروی اولویت هایتان آزاد کنند. افرادی که حافظ شنیداری خوبی دارند، شاید ترجیح دهند به جای این کارها، افکارشان را با صدای بلند برای خود دیکته کنند. مهم این است که یک ابزاربرنامه ریزی پیدا کنید که برای شما کارآمد باشد و از آن ابزار به طور مداوم استفاده کنید. برخی نکات هنگام استفاده از یک ابزار برنامه ریزی عبارتند از: همیشه اطلاعات خود را روی خود ابزار ثبت کنید. یادداشت کردن سرسری آن ها در جایی دیگر و انتقال دادن آن ها در فرصتی دیگر، روش کارآمدی نیست. روزانه ابزار برنامه ریزی خود را مرورکنید. به یاد داشته باشید که یک لیست از اولویت هایتان در ابزار برنامه ریزی خود نگه دارید و گهگاه به آن رجوع کنید. تقویم های الکترونیکی را با کامپیوترتان هماهنگ کنید و باطری های را در تقویم خود به طور منظم شارژ کنید. یک سیستم پشتیبان داشته باشید.

۴- منظم باشید: اکثر افراد معتقدند که بی نظمی و عدم سازماندهی، منجر به مدیریت زمان ضعیف می شود. افرادی که در سازمان دهی امور حرفه ای اند، پیشنهاد می‌کنند که ابتدا بای از شر آشفتگی خلاص شوید. روشی که اغلب به کار می رود، تهیه سه جعبه سا (یا سه گوشه از اتاق) با برچسب های ” چیزهایی که باید نگه دارم”، ” چیزهایی که باید بیرون بفرستم یا ببخشم” و” چیزهایی که باید دور بریزم”. اقلامی راکه باعث آشفتگی شده اند، در این جعبه ها جداسازی کنید. بلافاصله اقلام داخل جعبه “چیزهایی که باید دور بریزیم” را دور بریزند. جعبه “چیزهایی که بای بیرون بفرستیم” ممکن است حاوی اقلامی باشد که می خواهید بفروشید یا به کسی هدیه بدهید. سپس یک روش خوب برای حذف آن ها پیدا کنید. مثلا یک حراج خانگی، اهدای آن ها یا هدیه دادن به دوستان یا اعضای خانواده که با شما زندگی نمی کنند. وقتی آشفتگی از بین رفت، مرحله بعد اجرای سیستمی است که به شما امکان دهد کمتر و فقط یک بار به اطلاعات (مثلا کارها، مقالات، ‌ایمیل‌ها و غیره)رسیدگی کنید. اصولا شما ۵ گزینه برای اداره اطلاعات دارید: ۱- آن ها را دور بریزید، پاک کنید یا به طریق دیگر از شرش خلاص شوید. ۲- آن ها را به کسی بدهید تا به آن ها رسیدگی کند، آن ها را بایگانی کند یا به آن ها پاسخ دهد. ۳- خودتان روی آن ها کارکنید سپس آن ها را دور بریزید یا بایگانی کنید. ۴- آن ها را موقتا بایگانی کنید تا وقتی که نیاز است به آن ها بپردازید یا تا وقتی اطلاعات بیشتری به دست آورید. ادامه: یک فایل یادآوری می‌تواند برای نگه داشتن اطلاعات موقتی مفید باشد. ۵- آن ها را به طور دائمی جایی بایگانی کنید که بتوانید بعدا به آسانی آن ها را پیدا کنید.